Wat kunnen we van elkaar leren over vitaliteit?

Medewerkers die fysiek en mentaal goed in hun vel zitten zijn waardevol voor de organisatie. Zij functioneren goed, zijn inzetbaar en productief. Door de krappe arbeidsmarkt en bij een toename in werkdruk en ziekteverzuim wordt het behouden en inzetbaar blijven van medewerkers steeds belangrijker. Aan welke knoppen kun je draaien, zodat medewerkers gezond en vitaal aan het werk blijven?

Eerst een korte vraag aan jurylid Tanja van Bemmel (CrossOver): waar heb jij bij het beoordelen voor Vitaalste Vakbedrijf 2023 op gelet?
Als jurylid heb ik gelet op consistentie in de antwoorden: geeft de directie dezelfde antwoorden als iemand van de werkvloer? Wat mij opviel is dat er dit jaar veel meer focus op mentale vitaliteit is. Eerder zag ik vooral veel initiatieven om mensen in beweging te krijgen (fruit op het werk, bootcamps); nu is ook het mentale aspect meegenomen.

Waarom die switch in aandacht? Door ook mentale vitaliteit erbij te betrekken, betrek je juist de doelgroep die normaliter op de achtergrond blijft. Sam van koploper Stedin bevestigt dit: ‘Wij hebben heel erg onderzocht wat er speelt bij medewerkers; dat kwam ook heel erg naar voren uit de juryfeedback van vorig jaar dus daar hebben we echt wat mee gedaan.’

Sam Henke van koploper Stedin aan het woord: ‘aansluiten bij wat er al is’
Wij hebben aansluiting gezocht bij wat er al is door na te gaan welke contactmomenten er al zijn met het uitvoerend personeel. Bijvoorbeeld de terughaalactie van de bussen van monteurs. Tijdens die “downtime” krijgen medewerkers allerlei cursussen aangeboden; daar hebben we een workshop over vitaliteit aan toegevoegd. We vroegen de medewerkers in die workshop: wat is voor jullie belangrijk om vitaal bij Stedin te blijven werken? Er lagen kaartjes met initiatieven die er al zijn in de organisatie, maar ook kaartjes die nog leeg waren met stiften. Hier hebben 1200 mensen op gereageerd! We hadden onderschat hoeveel er speelt, soms kwamen echt wel serieuze problemen los bij mensen. Het was voor HR een goed moment om daar echt bij te zijn en te zien wat er speelt; waar men behoefte aan heeft.

Vraag uit het publiek: hoe zat HR hier bovenop?
We hebben het opgelost door medewerkers terplekke een ticket te laten schrijven naar HR en ervoor te zorgen dat er binnen een dag contact met de medewerker werd opgenomen. Het werd erg gewaardeerd dat er zo snel contact was.

Stedin heeft ook in de prestatiemanagementcyclus vragen toegevoegd over werkvermogen en talenten in het kader van duurzame inzetbaarheid. Leidinggevenden vragen nu of medewerkers het werk fysiek en mentaal nog aan kunnen en of ze hun talenten kwijt kunnen in hun werk. De ervaringen zijn erg positief.

Vraag uit het publiek: wat heeft het Stedin opgeleverd tot nu toe?
Het is best moeilijk om te communiceren met 5000 medewerkers via intranet. Met deze onderwerpen proberen we duidelijke feedback richting de medewerkers op te nemen: ‘dit was jullie top vijf, jullie mogen kiezen waar we mee aan de slag gaan’. Vervolgens zien ze dat we er echt iets mee gaan doen. Onze verzuimdata laten een daling zien, maar ik kan natuurlijk helaas niet hard maken dat het hierdoor komt. De trainingen die we medewerkers aanbieden, worden in ieder geval positief beoordeeld. Naar aanleiding van de terughaalactie hebben 70 medewerkers een gesprek met Open Up aangevraagd.

Vraag uit het publiek: wat is jullie ervaring met online tools voor een doelgroep die niet altijd online is?
We merken dat ook monteurs van deze optie gebruik maken. Gemiddeld wordt het beoordeeld met een 8,6 en we zien dat collega’s het aan elkaar aanbevelen. De onderwerpen die besproken worden zijn veelal stress- en privégerelateerd.

Irene Muylkens van koploper Attero aan het woord: ‘ons vitaliteitsbeleid is opgezet door onze eigen medewerkers’
De schijf van vijf of vitaliteitsschijf is helemaal ontwikkeld voor en door medewerkers van Attero. Binnen Attero gebruiken we deze schijf van vijf als kapstok om alle onderwerpen rondom vitaliteit te rubriceren. Het is onze rode draad. Bij het PMO gebruiken we het bijvoorbeeld om het jaarplan voor 2024 aan op te hangen, en elk kwartaal een verbeterpunt aan te pakken. We hebben ons intranet ingericht volgens deze vijf pijlers en zetten daar relevante content op.

We hebben trainingen georganiseerd over duurzame inzetbaarheid onder zowel leidinggevenden als directie. Bij leidinggevende heerste nogal de overtuiging dat duurzame inzetbaarheid vooral te maken heeft met gezond eten en voldoende bewegen. Met het acroniem FIT (functioneren, inzetbaarheid en toekomst) willen we het hele spectrum van vitaliteit, ook weer aan de hand van de schijf van vijf, onder hun aandacht brengen. Hier hebben we echt leuke reacties op gekregen. Bij de directie hebben we het belang van vitaliteit juist weer met het nodige cijfermateriaal onderstreept.

Vraag uit het publiek: hoe zijn de medewerkers die destijds de schijf van vijf hebben ontwikkeld nog betrokken?
We hebben gevraagd of deze medewerkers als ambassadeur willen fungeren, en daar heeft het grootste gedeelte ja tegen gezegd. Ze hebben als ambassadeur onder andere meegeholpen met bedenken hoe we dit gaan implementeren. Het is mooi om te zien dat medewerkers met vragen altijd bij deze ambassadeurs terecht kunnen: het zijn vaak iemand van locatie die ze al kennen in plaats van HR, dus het contact is veel laagdrempeliger.

Wij hebben best veel mensen die niet elke dag op intranet kijken. Hoe kunnen we medewerkers zo goed mogelijk bereiken als ze niet altijd achter hun pc’s zitten? We zijn nu bezig met schermen op locaties, zodat mensen bijvoorbeeld in de kantine ook informatie over vitaliteit krijgen te zien. We zijn nog steeds zoekende naar een zo breed mogelijk contact met iedereen.

Vraag uit het publiek: hoe gaan jullie om met teamleiders die het niet logisch vinden dat ze een rol hebben in de vitaliteit van hun medewerkers?
Irene (Attero): Dit is een heel herkenbare uitdaging. Het moet niet alleen maar een HR feestje zijn: er zijn altijd koplopers die meteen aan de slag gaan, maar er zijn ook altijd mensen die minder graag willen. Dit is een kwestie van lange adem, van zaken herhalen en van zelf het goede voorbeeld geven. Teamleiders vragen zich zelf weleens af: heeft míjn leidinggevende wel oog voor míjn duurzame inzetbaarheid of kijkt die vooral naar mijn resultaten?

Sam (Stedin): Het helpt enorm om aan te sluiten op de strategie vanuit directie of RvB en vanuit hen ook het bijbehorende mandaat te krijgen. Als medewerkers en leidinggevende zelf het beleid vormen, voelen ze ook eigenaarschap. Dan heb je de pijlers van je beleid door personeel zelf laten maken. Maar ook bij je PMO vragen we aan onze medewerkers: met welke uitkomsten willen wij wat mee als bedrijf? Met welk onderwerp heb jij affiniteit, waar wil je over meedenken als het gaat om oplossingen? Dan ontstaan er werkgroepen op verschillende onderwerpen gevuld met medewerkers en blijft het weg van alleen maar HR.

Op de website van de WENB kan je de infographic downloaden over wat werkgevers doen voor gezonde en vitale medewerkers (pdf, inloggen verplicht).